Politique de confidentialité

Appliquée à la gestion des données personnelles des candidats et Managers de Transition

Afin de gérer et de proposer des candidatures pour des missions de Management de Transition et/ou pour des recrutements, la société ESSENSYS FRANCE met à disposition un Espace Managers permettant aux candidats de déposer leurs CV et de renseigner diverses informations sur leurs profils et leurs expériences, dans des conditions garantissant la sécurité et la confidentialité de leurs données, après création d’un Compte personnel. L’Espace Manager Essensys France est accessible à l'adresse "http://goo.gl/MXKg5O" et via le site essensys-france.fr rubrique Espace Manager (https://www.essensys-france.fr/index.php/espace-managers). L'accès aux fonctionnalités de création de compte et de modifications des données s'effectue par le biais d’une web application, éditée par Zoho.com.

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer, conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après « Loi Informatique et Libertés »), les Candidats et les entreprises utilisant le Service Essensys France :

• Des modalités de mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel les concernant dans le cadre de l’Application ;
• Des droits dont ils disposent sur leurs données à caractère personnel ;
• Des moyens mis en œuvre pour conserver les informations relatives à leur navigation au sein de l’Application susceptibles d'être enregistrées dans des fichiers « cookies » (ci-après les « Cookies »).

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment par Essensys France, afin notamment de se conformer à toute évolution législative ou réglementaire, jurisprudentielle, éditoriale ou technique. L'Utilisateur doit se référer avant toute navigation au sein de l’Application, à la dernière version de la Politique de confidentialité.

Elle fait partie intégrante : côté Candidats Managers, des Conditions Générales du contrat de mission régissant le Service Essensys France ; côté Entreprises, des Conditions Générales du contrat de mission régissant le service Essensys France.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SOUS-TRAITANTS

Essensys France est le responsable du traitement, au sens de la Loi Informatique et Libertés, mis en œuvre à partir des données à caractère personnel concernant les managers et les entreprises, au titre de l’accès et de l’utilisation de l’Application.

Le principal sous-traitant intervenant dans le cadre du traitement de données à caractère personnel est la société Zoho en sa qualité d’éditeur de solution ERP. L'autre sous traitant étant la société OVH hébergeur du site « vitrine publique ».

2. FINALITÉ DU TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le traitement mis en œuvre par Essensys-France a pour finalité la gestion du dépôt des candidatures des Managers, du recueil de l'expression du besoin de mission par les Entreprises, du processus d'attribution des missions et du suivi de celles-ci.

Le candidat manager et le représentant de l'entreprise sont informés que leurs données à caractère personnel, collectées et traitées à travers l’Application, sont nécessaires à l’utilisation et à la fourniture du Service de recrutement et de missions de management de transition.

3. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES ET TRAITÉES

Lors de la collecte des données, le candidat manager et le représentant de l’entreprise sont informés du caractère obligatoire ou non de la collecte de leurs données à caractère personnel.

En particulier, les données identifiées par un astérisque sont obligatoires pour la création d’un Compte personnel permettant d’accéder à un espace privé et sécurisé en vue de fournir / bénéficier du Service. A défaut, le candidat manager ne peut accéder au Service d'Essensys France.

4. INFORMATION ET RECUEIL DU CONSENTEMENT EXPRÈS DE L’UTILISATEUR

L’utilisation de l’Application implique la collecte et le traitement des données à caractère personnel du candidat manager. L’Utilisateur est informé et reconnait que son clic sur le bouton « valider » matérialisera son consentement exprès, actif et sans équivoque, à la collecte et au traitement de ses données à caractère personnel, dans le cadre de l’utilisation du Service de recrutement et de missions de management de transition, après avoir pris connaissance de la notice d’information et de consentement mise à sa disposition.

Le Manager peut retirer son consentement à tout moment en contactant directement Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. Dans ce cas, il est informé qu’il sera procédé à la clôture de son Compte personnel et qu’il ne pourra plus accéder à l’Application.

5. DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les données à caractère personnel des candidats managers sont destinées exclusivement : à Bernard Tronel, Responsable du traitement, Directeur général et Associé d'Essensys France ; à Emmanuelle Lelong, Chargée de recherche chez Essensys-France ; aux administrateurs strictement habilités du prestataire technique Fojumo.

6. DROITS DES CANDIDATS MANAGERS SUR LEURS DONNÉES

Conformément à la Loi Informatique et Libertés, les candidats managers disposent de droits d'accès, de rectification, d’opposition et de droits relatifs au sort de leurs données post-mortem concernant leurs données à caractère personnel, collectées et traitées dans le cadre de l’Application :

• Droit d’accès : droit d’interroger Essensys France pour savoir s’il détient des informations à caractère personnel le concernant et de demander à les connaître ;
• Droit de rectification : droit de demander de rectifier, compléter ou effacer des informations en cas d’erreurs, inexactitudes ou présence de données dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
• Droit d’opposition : droit de refuser pour motifs légitimes de figurer dans un fichier, hormis dans le cadre de la prospection commerciale où la motivation n’est pas exigée.
• Droits relatifs aux données post-mortem : droit de définir des directives générales relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès, qui peuvent être enregistrées auprès d'un tiers de confiance numérique, certifié par la CNIL ;

Pour exercer ces droits et notamment demander la clôture de son compte personnel, le candidat manager peut s’adresser directement, au service d'Essensys France spécifiquement en charge de l’exercice des droits d’accès, à l'adresse électronique suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

La demande du manager doit (i) préciser ses nom, prénom, adresse postale, (ii) être signée et (iii) et accompagnée de la photocopie d'un titre d'identité portant la signature du titulaire.

Un registre de suivi des demandes d’accès, de rectification et d’opposition est tenu par le service dédié d'Essensys France sous format électronique et contient les différentes dates et la description des échanges intervenus avec les demandeurs. Il est conservé et sauvegardé dans le respect des exigences de sécurité et de confidentialité.

Le traitement des demandes des Utilisateurs intervient dans un délai maximum d’un mois suivant la demande.

7. MESURES DE SÉCURITÉ DÉPLOYÉES

La connexion du candidat manager à son Compte personnel repose sur un système d’identification et d’authentification. L'authentification du candidat manager dans le cadre de son accès à l’Application, vaut, de manière irréfragable, imputabilité au candidat manager des opérations effectuées au moyen de ses éléments d’authentification. Autrement dit, toute action réalisée par le candidat manager via son Compte personnel, à partir de ses éléments d’authentification sera réputée avoir été effectuée par le candidat manager sous sa responsabilité exclusive. A ce titre, le candidat manager s’engage à garder secret ses éléments d’authentification étant entendu qu’Essensys France ne pourra être tenu pour responsable de toute perte ou tout dommage survenant en cas de manquement à cette obligation, toute utilisation des éléments précités étant faite sous l’entière responsabilité du candidat manager.

En cas de perte ou de vol de ses éléments d’authentification, ou encore de suspicion de leur utilisation par un tiers non autorisé, le candidat manager s'engage à en informer sans délai Essensys France, à l’adresse mail suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

La notification du candidat manager entraînera systématiquement la désactivation par Essensys France des éléments d’authentification du candidat manager compromis dans les meilleurs délais, et génèrera une procédure permettant la création de nouveaux éléments d’authentification, dans le respect des recommandations de la CNIL.

Le candidat manager a également la possibilité de procéder lui-même au renouvellement de son mot de passe en cliquant sur le lien « mot de passe perdu ». Un mail sera envoyé au candidat manager avec un lien pour créer un nouveau mot de passe.

Le candidat manager s'engage, de manière générale, à prendre toutes mesures utiles pour assurer la parfaite confidentialité de ses éléments d’authentification et s'engage à ne pas les communiquer, les céder ou les mettre à la disposition d'un tiers.

Le cas échéant, Essensys France s’engage à notifier la violation du mot de passe du candidat manager ou de données liées au renouvellement, dans un délai n'excédant pas 72 heures à compter de la constatation de la violation. Le candidat manager devra modifier son mot de passe dès la connexion suivante.

Essensys France, en sa qualité de responsable de traitement au sens de la Loi Informatique et Libertés, met en place des dispositifs renforcés en termes de sécurité afin de permettre une collecte et un traitement des données personnelles (en ce compris les données administratives des candidats managers) dans les conditions garantissant leur confidentialité, leur intégrité et de manière plus générale leur sécurité dans le respect des dispositions de la loi Informatique et Libertés, modifiée ainsi que des dispositions légales applicables.

8. CONSIGNES DE SÉCURITÉ

Compte tenu de la sensibilité des données à caractère personnel collectées au titre de l’utilisation de l’Application, le candidat manager prend notamment les engagements suivants :

• Le candidat manager s’engage à respecter les consignes de sécurité et notamment les règles relatives à la définition et au changement de ses éléments d’authentification ;
• Le candidat manager s’engage à respecter la gestion des accès, en particulier ne pas utiliser les identifiants d'un autre candidat manager, ni chercher à en connaître les informations ;
• Le candidat manager s’engage à garder strictement confidentiels ses identifiants et ne pas les dévoiler à des tiers, et, de manière générale, à un tiers quelconque quelles que soient ses qualités et activités professionnelles ;
• Le candidat manager s’engage à avertir Essensys France de tout dysfonctionnement technique constaté et de toute anomalie découverte, telle que les intrusions.

Notamment, il appartient au candidat manager de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et matériels de la contamination par des virus ou autres formes d’attaques circulant éventuellement à travers l’Application.

Les candidats managers sont informés que des interventions techniques au sein de l’Application s'effectuent dans le respect des dispositions de la Loi Informatique et Libertés.

Les candidats managers reconnaissent l’existence de risques inhérents à l'utilisation des télécommunications et ce, y compris même en présence d'un accès sécurisé tel qu'il est mis en œuvre dans le cadre de l’Application, et tout particulièrement en termes de :

• Défaut de fiabilité du réseau Internet, notamment dans la transmission des données le cas échéant ;
• Continuité non garantie dans l'accès à l’Application et ses Contenus ;
• Performances non garanties (par exemple en termes de volume et de rapidité de transmission des données le cas échéant), compte tenu notamment de la propagation de virus ;
• Toutes autres contraintes techniques qui ne sont pas sous le contrôle et la responsabilité d'Essensys France.

En aucun cas, Essensys France ne saurait être tenu responsable de ces risques et de leurs conséquences préjudiciables, quelle qu’en soit l’étendue, pour le candidat manager.

Par ailleurs, le candidat manager est mis en garde sur le fait que les services de mémorisation de ses identifiants et mots de passe, proposés par certains navigateurs internet, ne sont pas recommandés lors de l’accès à l’Application pour des raisons de sécurité, eu égard à la nature sensible et confidentielle des données contenues sur son Compte Personnel.

9. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le candidat manager est informé que ses données à caractère personnel sont conservées uniquement le temps nécessaire à leur traitement, à savoir pour une durée de 5 années, au court desquelles le candidat manager sera sollicité par mail afin de renouveler son consentement.

10. GESTION DES COOKIES

L’Application utilise des cookies. Les informations sur les cookies, sur l’utilisation qui en est faite et sur la façon dont le candidat manager peut en contrôler l’utilisation, sont présentées ci-après.

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Le terme de cookie est à prendre au sens large et couvre l'ensemble des traceurs déposés et / ou lus, quel que soit le type de terminal utilisé et concerne par exemple, les traceurs déposés sur les ordinateurs, smartphones, tablettes numériques et consoles de jeux vidéos connectés à Internet. 

Les cookies servent de mémoire au site internet en lui permettant de reconnaitre l’appareil informatique de l’utilisateur lors de ses visites ultérieures. Ils peuvent également permettre de réaliser des statistiques de visites, améliorer l’expérience utilisateur, etc.

Pour en savoir plus sur les cookies, consultez le site web de la CNIL : « Site web, cookies et autres traceurs » https://www.cnil.fr/fr/site-web-cookies-et-autres-traceurs

Quels sont les différents types de cookies utilisés sur l’Application et quel est leur rôle ?

L’Application utilise à la fois des cookies de session, supprimés dès la fermeture du navigateur, et des cookies permanents, qui restent sur l’ordinateur, smartphone, tablette numérique utilisés par le candidat manager pour accéder à l’Application, pour une période plus longue et déterminée.

Les cookies utilisés dans le cadre de l’Application ont pour finalité exclusive :

• D’améliorer la navigation au sein de l’Application afin de pouvoir en utiliser les différentes fonctionnalités, et notamment l’authentification au Compte personnel ;
• D’établir des statistiques d’usage des divers éléments composant l’Application (rubriques et contenus visités, ...).

En aucun cas, ne sont utilisés au sein de l’Application, des cookies de ciblage ou publicitaires.

INFORMATION-CONSENTEMENT

Au titre de l’usage de cookies de mesure d’audience (Application mobile), un bandeau d’information s’affiche lors de la connexion du candidat manager à son Compte personnel, afin de l’informer préalablement au dépôt de ces cookies, et de recueillir son consentement préalable.

Le candidat manager est présumé avoir donné son accord en poursuivant sa navigation, c'est-à-dire lorsque l'Utilisateur a cliqué sur un élément de l’Application (contenu, lien, bouton « rechercher » etc.) ou s'est rendu sur une autre page de l’Application.

L'accord donné par le candidat manager n'est valable que pour une durée de deux (2) mois à compter du premier dépôt dans l'équipement du terminal de l'Utilisateur, faisant suite à l'expression du consentement de ce dernier. À l'expiration du délai de deux (2) mois, le consentement de l’Utilisateur est à nouveau recueilli.

À tout moment, le candidat manager peut faire le choix d'exprimer et de modifier ses souhaits en matière de cookies.